Informatie voor BSO ouders

Beste ouder(s), verzorger(s), 

Welkom bij Oya’s Childcare. Onze kijk op kinderopvang is om kleine wonderen te koesteren. Stap voor stap, elke dag weer, ontwikkelen kinderen hun eigen unieke talenten en persoonlijkheden door hun wereld en hun plaats daarin te ontdekken. Ze verbazen ons met hun creativiteit, hun ontdekkingen, hun verbeeldingskracht, de oprechtheid van hun emoties en hun vermogen om spelenderwijs te leren. 

Wij gaan er voor zorgen dat uw kind zich hier thuis en veilig voelt; en zullen uw leven ook een beetje gemakkelijker maken. 

In dit document hebben wij een paar belangrijke zaken opgenomen. Wij vragen u om deze informatie goed door te nemen. Als u naar aanleiding van onderstaande informatie vragen heeft dan horen wij dat graag. 

Openingstijden 

Gedurende schoolweken opent onze BSO direct aansluitend op de schooltijden tot 18.30 uur. In vakantieweken wordt op onze BSO opvang geboden van 08.00 tot 18.30 uur.

Pedagogisch beleid 

Oya’s Childcare heeft een pedagogische visie, die is gebaseerd op gevestigde kennis over de ontwikkeling van kinderen en op best practices, gecombineerd met een flinke dosis gezond praktisch verstand. Wij geloven niet dat er één juiste manier is om de ontwikkeling van een kind te stimuleren. Wij geloven wel dat goede kinderopvang een hoge mate van gevoeligheid vereist voor het individuele kind en voor de mogelijkheden tot sociale interactie binnen de groep. 

Onze visie is uitgewerkt in ons pedagogisch beleidsplan. Dit beleidsplan ligt ter inzage voor ouders op kantoor bij de vestigingsmanager. 

Ouderportaal 

Oya’s Childcare maakt gebruik van een digitaal ouderportaal. Via deze webapplicatie: https://oyas.kindplanner.nl/#/login kunnen wij alle gegevens met betrekking tot uw kind(eren), contract(en), facturen en ruildagen met u delen.  Zelf kunt u via dit portaal gegevens wijzigen, uw kind ziek of afwezig melden en ruil- en extra dagen aanvragen.
De nannies op de groep van uw kind zullen op het ouderportaal regelmatig foto’s plaatsen van activiteiten die zij doen met de kinderen en belangrijke gegevens met betrekking tot de dag met u delen. Op deze manier kunt u volgen wat uw kind tijdens het verblijf bij Oya’s Childcare aan het doen is.   
Naast de webapplicatie kunt u ook gebruik maken van het portaal via de app: SDB Octopus. Deze app is via de App store of Play Store te downloaden. De organisatie code voor de app is: K3700ec3c. Hierna kunt u inloggen met uw e-mail adres en uw eigen wachtwoord. 

Wegbrengen tijdens vakantieperiodes

In de ochtend vragen wij u, voor u uw kind naar boven brengt, de jas en eventuele spullen van uw kind aan de kapstok te hangen. Bij het binnenkomen op de groep is uw kind dan direct speelklaar. Vergeet u zelf niet om hoesjes om de schoenen te doen voordat u de groep binnen gaat?

Als uw kind zich vertrouwd voelt vragen wij u op een duidelijke manier afscheid te nemen van uw kind. Het is van belang dat u na het afscheid nemen direct de groep verlaat. Uit ervaring is gebleken dat het moment van afscheid niet te lang gerekt moet worden. Op het moment dat een kind het moeilijk heeft met afscheid nemen zal de medewerker het kind van de ouder(s) overnemen en samen met het kind de ouder uitzwaaien.

Ophalen

Ook bij het ophalen van de kinderen zorgen wij graag voor duidelijkheid voor de kinderen. Als u op de groep binnenkomt, geven wij het kind weer onder uw hoede. Als u tijd heeft kunt u met uw kind nog even het spelletje of tekening afmaken. Een van de medewerkers zal u vertellen hoe de dag is verlopen en of er eventuele bijzonderheden waren waarna de medewerkers afscheid nemen van uw kind. 

In principe kan uw kind alleen door u gehaald worden; uiteraard kan u iemand anders vragen uw kind te halen. Wij vragen u dit van tevoren aan ons door te geven. Mocht u dit vergeten zijn, dan zullen wij u bellen alvorens uw kind aan die persoon mee te geven. 

Afmelden 

Is uw kind ziek of blijft hij/zij om een andere reden thuis, dan kunt u uw kind via ons ouderportaal afmelden. Wij vragen u dit tijdig te doen, het liefste voor 13.30 uur, zodat wij hier rekening mee kunnen houden met het ophaalrooster van de kinderen en de geplande activiteiten. Mocht het ouderportaal niet beschikbaar zijn of u niet in de mogelijkheid zijn om in te loggen, dan kunt u uw kind uiteraard ook telefonisch (020- 226 24242) of per mail (obrecht@oyas.nl) afmelden. 

Extra – of ruildag 

Als u uw kind een extra dag bij Oya’s Childcare wilt brengen of een dag wilt ruilen, dan kunt u via het ouderportaal een aanvraag indienen. Het is belangrijk om te weten dat het indienen van een aanvraag niet automatisch betekent dat deze wordt goedgekeurd. De mogelijkheid tot het aanvragen van ruildagen is een extra privilege welke wij u graag bieden; wij proberen hier uiteraard, zoals u van ons gewend bent, zo flexibel mogelijk in te zijn maar niet ten koste van de regelgeving (medewerker-kindratio) en de aandacht voor de kinderen. U kunt er ook niet vanuit gaan dat al uw gemiste dagen geruild kunnen worden.

Ruilverzoeken kunt u doen naar twee maanden voorafgaand aan of twee maanden later dan de oorspronkelijke dag. Wanneer uw kind een extra dag komt, zal uw kind (als er ruimte op de groep is) op de eigen (stam)groep met de vaste nannies geplaatst worden.  

Een verzoek kan alleen worden goedgekeurd als er beschikbaarheid is. Omdat alle groepen volgepland zijn, hangt de beschikbaarheid af van de afwezigheid van andere kinderen op de groep. Vaak weten wij dit pas kort voorafgaand aan de dag die is aangevraagd en soms pas op de ochtend zelf. Het is voor ons dus lastig om een verzoek al verder voorafgaand aan de aangevraagde dag goed te keuren.  

Als u in de planning op de webapplicatie kijkt, ziet u dat de aangevraagde dag nog gestreept is, zolang het verzoek nog niet is goedgekeurd. In de SDB Octopus app ziet u rechts een gestreept balkje als u de aangevraagde dag open klikt. Het verzoek wordt groen als wij deze goedkeuren en pas dan kan uw kind komen op de aangevraagde dag.  

Als er geen plek is, dan keuren wij het verzoek af en wordt de aangevraagde dag in de planning rood gekleurd (in de SDP Octopus app komt er rechts een rood balkje te staan). Als u geruild heeft vanaf een dag uit het verleden, komt daarmee de oorspronkelijke dag ook te vervallen. Als u geruild heeft vanaf een dag in de toekomst, behoudt u uw oorspronkelijke dag en kunt u die eventueel nogmaals proberen weg te ruilen. 

U ontvangt ook een email vanuit het systeem met daarin de goedgekeurde of afgekeurde dag, deze gaat naar de ouder die ook de facturen ontvangt en staat gemarkeerd als ouder nr 1.

Wanneer uw kind afwezig is registreer dit in het Ouderportaal, ook als u met uw kind op vakantie bent, of als uw kind ziek is. Wanneer ouders ervoor kiezen om hun kind via het Ouderportaal op afwezig te zetten, stelt dit ons in staat om andere ouders te helpen die mogelijk extra opvang nodig hebben. Door flexibiliteit te bieden en ruildagen mogelijk te maken, streven wij ernaar om aan de behoeften van al onze gezinnen te voldoen. Wij begrijpen dat er soms onvoorziene omstandigheden zijn die uw plannen kunnen beïnvloeden, en wij willen er zijn om te ondersteunen waar wij kunnen.

Het is echter belangrijk om u te realiseren dat tijdens vakantieperiodes de groepen kleiner kunnen zijn, aangezien onze toegewijde medewerkers ook een welverdiende vakantie nodig hebben. Wij doen ons best om ervoor te zorgen dat er nog steeds voldoende personeel aanwezig is om de kinderen op te vangen en de zorg te bieden die zij nodig hebben. Wij streven naar een evenwicht tussen het waarborgen van de kwaliteit van de opvang en het waarborgen van voldoende rust voor ons personeel.

Wilt u meer informatie over hoe de aanvraagprocedure verloopt? Loop dan binnen op kantoor. Of u kunt een e-mail sturen naar: obrecht@oyas.nl. Wij staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden en u te helpen bij het plannen van de opvang voor uw kinderen.

Uitstapjes 

Oya’s Childcare wil uw kind een leuke en uitdagende omgeving bieden. Dat doen wij niet alleen op de groepen, in de tuin of in een van de extra ruimtes binnen; wij zullen de ervaringswereld van uw kind vergroten door uitstapjes te maken. Van deze uitstapjes wordt u vooraf via het ouderportaal of telefonisch op de hoogte gebracht.

Speelgoed 

Wij vragen de kinderen om geen eigen speelgoed mee te nemen naar Oya’s Chilcare. Wij zorgen voor voldoende, geschikt speelgoed op de groepen.

Voeding

Heeft u kind een allergie met betrekking tot voeding, dan zal dit tijdens het intakegesprek uitgebreid besproken worden en genoteerd worden bij de kindgegevens. Wij zullen met de dieet(wensen) rekening houden. 

Ziekte 

Wij vragen u uw kind thuis te houden als uw kind een besmettelijke ziekte heeft anders dan een milde verkoudheid. Dit beschermt de andere kinderen op de BSO en is in het belang van uw zieke kind, dat rust en zo min mogelijk prikkels nodig heeft. Bij krentenbaard en koortslip vragen wij om altijd langs de huisarts te gaan voor een diagnose, het kind minimaal 48 uur te behandelen alvorens het kind weer naar Oya’s Childcare te brengen en in ieder geval te wachten tot de blaasjes allemaal zijn ingedroogd.

Als uw kind een niet besmettelijke ziekte heeft, zullen wij samen met u overleggen of uw kind er baat bij heeft naar de BSO te komen en of een aangepast programma nodig is. 

Als uw kind gedurende het verblijf bij Oya’s Childcare ziek wordt, nemen wij contact met u op. In samenspraak wordt besloten of uw kind al dan niet op zal worden gehaald. Indien nodig, kan uw kind tijdelijk opgevangen worden in een van de aparte ruimtes en zal er extra aandacht worden gegeven aan uw kind. 

In het geval dat er op de BSO sprake is van een besmettelijke ziekte dan wordt dit onverwijld aan u en alle andere ouders gecommuniceerd met notificaties op de BSO. 

Luizen

Indien hoofdluis is geconstateerd, zullen wij het Luizen protocol volgen. Zodra er door een ouder melding wordt gemaakt van hoofdluis, zal het team van Oya’s Childcare hierover geïnformeerd worden. Ouders worden geïnformeerd via notificaties op de groep.

Medicijngebruik

Indien het nodig is dat wij uw kind medicijnen moeten toedienen dan zullen wij dit uitvoerig met u bespreken. Wij volgen daarbij ons Medisch Protocol. Alle medische gegevens en het medicijngebruik zullen worden opgenomen in het dossier van uw kind.

Promotie naar de volgende groep

Als uw kind eraan toe is om door te schuiven naar de oudere basisgroep van de BSO, wordt u hier tijdig over geïnformeerd. Deze overgang gaat heel natuurlijk en daardoor is een specifieke wenperiode niet nodig. De kinderen van de verschillende basisgroepen kennen elkaar goed, omdat de basisgroepen gedurende de (mid)dag veel activiteiten gezamenlijk doen en omdat de kinderen in lijn met het opendeuren-beleid niet hoofdzakelijk in één ruimte zijn. Bovendien zijn de medewerkers en de groepsruimtes al vertrouwd voor het kind. 

Wij bieden BSO-contracten aan met als einddatum de laatste dag van de zomervakantie in het schooljaar dat een kind 7 jaar wordt. 

Veiligheid

Om de veiligheid van kinderen te allen tijde te waarborgen hebben wij regels ingesteld. Tot u uw kind heeft afgegeven bij de (basis)groep en medewerkers van uw kind, bent u verantwoordelijk voor uw kind. Ook na het ophalen van de groep en bij het verlaten van het pand bent u verantwoordelijk.

In de gangen en op de trap mag door de kinderen niet gerend worden; kinderen mogen alleen onder begeleiding van een volwassene gebruik maken van het toilet.

In het pand zijn huisdieren niet toegestaan. Als u bij het brengen of halen uw hond meeneemt, dan vragen wij u deze aan de voorkant van het pand aan te lijnen.

Om de veiligheid van de kinderen te garanderen mogen ouders de toegangsdeur van de tuin niet gebruiken. Als uw kind in de tuin aan het spelen is als u uw kind komt ophalen, vragen wij u via het pand de tuin weer te verlaten. 

Houd uw persoonlijke spullen (zoals tassen) bij u of op een hoogte zodat kinderen hier niet bij kunnen.  Tevens vragen wij ouders om niet in en om het pand te roken. 

Inzet personeel

Oya’s Childcare stelt alles in zijn werk om voor een zo groot mogelijke veiligheid van de kinderen zorg te dragen. Zo zullen wij er altijd voor zorgen dat wij – minimaal – aan de in de wet vastgelegde kind-medewerker-ratio voldoen. Daarnaast houden wij ook het vierogenprincipe in acht; wij zorgen ervoor dat er altijd een andere volwassene in de buurt is.

Klachtenprocedure

Wij vinden het niet alleen heel belangrijk dat de kinderen zich veilig en vertrouwd voelen bij Oya’s Childcare, ook is het essentieel dat ouders hun kleine wondertjes met een gerust hart bij ons achterlaten. Wij proberen open, transparant en toegankelijk te zijn. 

Het zou kunnen voorkomen dat ouders ondanks dat niet tevreden zijn. Dan kunnen zij dit aangeven bij het management zodat er een gepaste oplossing kan worden geboden. Ouders kunnen ons hiervoor ter plaatse aanspreken, of ze kunnen telefonisch of per mail contact met ons opnemen en/of een afspraak maken. 

Indien er bij een klacht geen gepaste oplossing gevonden wordt, kan schriftelijk een formele klacht ingediend worden bij het management van Oya’s Childcare. Wij zijn te bereiken per email: finance@oyas.nl. Oya’s Childcare heeft daarvoor een interne klachtenregeling opgesteld. Deze regeling beschrijft de werkwijze bij het behandelen en registreren van klachten van ouders. De klachtenregeling ligt ter inzage op het kantoor van Oya’s Childcare. 

Mocht de interne klachtafhandeling niet leiden tot een bevredigende oplossing dan staat ouders de weg vrij naar informatie, advies en mediation bij het Klachtloket Kinderopvang via www.klachtenloket-kinderopvang.nl. Ouders kunnen het geschil ook aanmelden bij de Geschillencommissie via www.degeschillencommissie.nl.

In sommige uitzonderlijke gevallen kan de klacht rechtstreeks ingediend worden de Geschillencommissie.  Het reglement van de Geschillencommissie vindt u op www.degeschillencommissie.nl/over-ons/commissies/kinderopvang/.

Oudercommissie

Ter ondersteuning van beslissingen met betrekking tot de dagelijkse uitvoering van de kinderopvang, heeft Oya’s Childcare een oudercommissie geformeerd.  

De oudercommissie bestaat uit 7 leden en heeft regelmatig contact met het management over het reilen en zeilen van het kindercentrum. Het advies van de oudercommissie gaat over zaken als veiligheid, gezondheid, openingstijden, prijzen, voeding, opvoeding, activiteiten en de klachtenregeling. Het advies is niet bindend voor het management van Oya’s Childcare zolang schriftelijk en gemotiveerd wordt aangegeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies afzet. Soms wordt de oudercommissie ook gevraagd bij de organisatie van ouderavonden en feesten. Het mailadres is oc@oyas.nl.

Privacy

Oya’s Childcare is gehouden aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van persoonsregistratie en privacy. Voor het verlenen van verantwoorde opvang, heeft Oya’s Childcare de persoonlijke gegevens van de kinderen en hun ouders nodig. Oya’s Childcare registreert deze gegevens in een software programma, KindPlanner. Deze gegevens zijn niet toegankelijk voor onbevoegden en worden niet zonder  toestemming doorgegeven aan anderen. Alle medewerkers van Oya’s Childcare hebben daarnaast een geheimhoudingsplicht tegenover derden. 

Hoe neemt u contact met ons op?

Ons kantoor is gevestigd in hetzelfde pand als onze kinderopvang. U kunt bij ons kantoor terecht voor al uw vragen. 

Oya’s Childcare Obrecht
Jacob Obrechtstraat 26
1071 KM Amsterdam
020-226 2424
obrecht@oyas.nl